Una de las profesiones que maneja más papel son los abogados.
Cuanto mayor es su actividad, mayor es el número de expedientes, legajos, folios, carpetas que se van acumulando, no todos son de su propiedad, sino del cliente, del juzgado, de un colega… Cada vez más documentos, con diversas procedencias y múltiples formatos y soportes.
Todos estos documentos son información importante para su labor y el acceso a esta, puede resultar vital para el éxito de las acciones acometidas. La rapidez, la eficiencia y la eficacia en el acceso a la información ahorran mucho tiempo y dinero.
Se hace necesaria pues, una adecuada organización de todo el volumen de folios, archivos, notas, doc., etc. y por supuesto con un coste mínimo. Y ya de paso, deberíamos buscar su seguridad y protección de datos. Y por si fuera poco, todo ello debe realizarse sin interrumpir la labor principal del abogado y del Despacho, y sin que sea necesaria una formación específica para ello por parte de los letrados ni del resto de personal que trabaja a sus órdenes.
La Gestión Documental debe de ser uno de los principales objetivos de un Despacho de Abogados.
En primer lugar, se deberá contactar con una empresa especializada en Gestión Documental y, si es posible, con experiencia en la implantación de proyectos en Despachos de Abogados.
Conjuntamente con los técnicos de la empresa contactada, se realizará un estudio de necesidades y de procesos de funcionamiento. Se establecerá un cronograma de actuaciones y se designarán las personas que van a vincularse a su desarrollo. Fijaremos funcionalidades, seguridad, accesos, flujos de información con socios, clientes, etc. Todo ello se realizará respetando y tomando como base de actuación el software de gestión que ya utiliza el Despacho y asociándole un aplicativo de digitalización homologado. Por último, se comunicará a todo el equipo las acciones a emprender y las ventajas que producirá todo ello.
Si se realiza adecuadamente, el tiempo invertido será retornado multiplicado por varios dígitos, se optimizará los flujos internos de comunicación y mejorará exponencialmente la prestación de servicios a los clientes. Y todo ello, con una inversión de cero euros y un coste asombrosamente bajo.
La clave está en elegir una empresa de Gestión Documental con experiencia en desarrollo de proyectos para Despachos de Abogados.
CAPACITA puede aportar dicha experiencia. www.capacitaservicios.org
