Dime cuanto, cuanto, cuanto….
Es lógico que a la hora de implantar una solución de Gestión Documental o simplemente cuando se quiera digitalizar documentos, se piense en el coste de esta operación.
No es cierto que sea caro, ni siquiera que cueste mucho. Es una inversión minima, la cual es rentabilizada rápidamente siempre y cuando… Siempre y cuando elijamos la solución adecuada a las características de nuestra empresa y de los objetivos que nos planteemos al implantarla.
Hay que dedicarle un tiempo a elegir la mejor solución, como hacerlo y cuando. Si no lo realizamos así, seguiremos teniendo todo el papel que queríamos dejar de ver, y además, una aplicación que no usamos, y que por lo tanto, nos haya costado lo que nos haya costado, nos parecerá carísima.
Desde CAPACITA lo primero que hacemos con un cliente que nos demanda un presupuesto es el estudio de las tareas y procesos que realizan diariamente y que supongan la relación (directa o indirecta) con información documental, esto es: todas las tareas. Estudiamos conjuntamente el flujo de documentos, sus consultas, sus modificaciones, como son guardados… en fín, toda la vida de la factura, del albarán, del libro, etc.
Ya simplemente con esta observación y este estudio, logramos reducir papel y tiempo, y por tanto los costes de la empresa. Todo ello, sin haber comenzado aún con la implantación de la solución elegida.
Con la Gestión Documental y la Digitalización de Documentos podríamos utilizar el eslogan de una ong amiga: “lo que das siempre vuelve”. El dinero y algo que tiene el mismo valor: el tiempo.
Hay que dar respuesta segura a estas dos cuestiones, que son las principlaes que se plantea alguien dispuesto a transformar su oficina en una oficina digitalizada: ¿Cuánto me va a costar? ¿Cuánto vamos a tardar?.
Ya hemos respondido a la primera pregunta, pero abundamos más: la inversión en una solución tecnológica, en un sistema certificado o no, esto es, la inversión en el software es mucho menos de lo que cualquiera se pueda imaginar, y si esta está bien elegida es una muy buena inversión que dia a dia se rentabiliza, tanto en horas, en espacio, en rapidez, en personal... Por lo tanto, la respuesta es: “Menos de lo que te imaginas”
Sobre ¿Cuánto vamos a tardar?. Depende de la prisa que tengamos, de cómo queramos hacerlo y del histórico acumulado, de si queremos hacerlo “in company” o se prefiere que sea fuera de las instalaciones de la empresa, pero también podemos contestar “Menos de lo que te imaginas”. Y una vez puesto el histórico al día, lo demás es coser y cantar.
