Hoy por hoy cualquier empresa se plantea como objetivo digitalizar sus documentos, eliminar papel y que todo ello le suponga una mejora en la gestión y un paso para su modernización.
Pero no es un objetivo prioritario. Aunque creen que es muy importante, no lo ponen en la cabecera de sus temas pendientes.
Es el “patito feo” de los objetivos. ¿Por qué? – que diría Mourinho. Por varias causas: desconocimiento de cómo hacerlo, del coste económico y humano que supone y de las consecuencias del mismo.
Es equiparable el deseo que existe por eliminar papel y los tramites recurrentes que su existencia implica, con el miedo a la destrucción, a la desaparición de dicho papel.
Por eso, cuando visitamos a un cliente y amigo, y le proponemos la posibilidad de implantar un sistema de Gestión Documental o simplemente digitalizar sus documentos, saltan de alegría, nos abrazan y lloran diciéndonos que esperaban ese momento hace mucho tiempo. Quieren que desaparezca todo el papel posible. Quieren ahorrar tiempo buscando un documento. Necesitan liberar espacio físico y agilizar los procesos.
Recobrada la calma, siempre nos dirigen las misma preguntas: “¿me va a costar mucho?, ¿es difícil de usar?, ¿tengo que dedicarle mucha gente?, ¿podemos empezar por esa habitación/despacho/sala/nave que tengo lleno de documentos antiguos?”. A lo que les contestamos que si, que vamos a empezar por el “histórico” (lease habitación/despacho/nave) y que le va a costar menos de lo que cree, que es facilismo de realizar y usar, que no tiene que dedicar a nadie – se lo ponemos nosotros – y que nos invite a un café para celebrarlo.
Antes de irnos a tomar café, nos realizan la ultima pregunta: “pero no hace falta destruirlos ¿no?, puedo guardarlos durante un tiempo y más adelante…”. Si, hombre, si, no te preocupes...
A todas estas dudas y a todas las que vayan surgiendo, queremos dar respuesta desde este Blog de CAPACITA.
Poco a poco, despacito y bien, quitando miedos, dando ideas y abriendo puertas.
Pero no es un objetivo prioritario. Aunque creen que es muy importante, no lo ponen en la cabecera de sus temas pendientes.
Es el “patito feo” de los objetivos. ¿Por qué? – que diría Mourinho. Por varias causas: desconocimiento de cómo hacerlo, del coste económico y humano que supone y de las consecuencias del mismo.
Es equiparable el deseo que existe por eliminar papel y los tramites recurrentes que su existencia implica, con el miedo a la destrucción, a la desaparición de dicho papel.
Por eso, cuando visitamos a un cliente y amigo, y le proponemos la posibilidad de implantar un sistema de Gestión Documental o simplemente digitalizar sus documentos, saltan de alegría, nos abrazan y lloran diciéndonos que esperaban ese momento hace mucho tiempo. Quieren que desaparezca todo el papel posible. Quieren ahorrar tiempo buscando un documento. Necesitan liberar espacio físico y agilizar los procesos.
Recobrada la calma, siempre nos dirigen las misma preguntas: “¿me va a costar mucho?, ¿es difícil de usar?, ¿tengo que dedicarle mucha gente?, ¿podemos empezar por esa habitación/despacho/sala/nave que tengo lleno de documentos antiguos?”. A lo que les contestamos que si, que vamos a empezar por el “histórico” (lease habitación/despacho/nave) y que le va a costar menos de lo que cree, que es facilismo de realizar y usar, que no tiene que dedicar a nadie – se lo ponemos nosotros – y que nos invite a un café para celebrarlo.
Antes de irnos a tomar café, nos realizan la ultima pregunta: “pero no hace falta destruirlos ¿no?, puedo guardarlos durante un tiempo y más adelante…”. Si, hombre, si, no te preocupes...
A todas estas dudas y a todas las que vayan surgiendo, queremos dar respuesta desde este Blog de CAPACITA.
Poco a poco, despacito y bien, quitando miedos, dando ideas y abriendo puertas.
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