Ahorrar costes, ahorrar costes, ahorrar costes… y ser
eficaz, ser eficaz, ser eficaz…
Definimos la Gestión Documental como la organización máxima
de documentos en papel y/o electrónicos, y dentro de ella incluimos todas las
acciones que se realizan en torno a ellos, así como los responsables de la
realización de dichas tareas
Al pensar en todo ello, inmediatamente nos viene a la
cabeza que la implementación de procesos, procedimientos y la inclusión de
herramientas apropiadas, generará ineludiblemente un ahorro sustancial en
tiempo, en recursos humanos, en espacio, y por lo tanto, en dinero.
¿Existe una formula magistral para ello?. ¿Existe un
software que sea el google de la Gestión Documental?. Existe una solución universal para el ahorro
del papel. Evidentemente no.
Nuestra andadura, la andadura de CAPACITA, nos ha
hecho aprender que no existe una solución, si no que existen múltiples
soluciones y que incluso para un caso concreto pueden ofrecerse estructuras similares
pero con cantidad de matices diferentes.
¿Y entonces qué hacemos?. Algo tremendamente sencillo.
Dedicarle un tiempo mínimo al estudio de la solución a implantar. Si hemos
estado en nuestra organización, en nuestra empresa, en nuestro archivo, muchísimo
tiempo sin ninguna planificación documental, no nos debe importar dedicarle un
tiempo necesario de consultoría.
Esta consultoría estudiará como se realiza la creación
de documentos, cual es su distribución, a quienes llegan, el formato o formatos
del almacenamiento, las necesidades de consulta y la reproducción, y todos los
agentes vinculados a ellos, y por ultimo como se realiza la destrucción o el
almacenamiento permanente. Esto es, estudiaremos la vida del documento y de la
información que contiene.
Esta consultoría que desde CAPACITA planteamos, una
vez realizado este estudio de la vida del documento, planteará aspectos muy básicos
y rentables para todos: incrementar exponencialmente la productividad, mejorar
la eficacia, desarrollar la automatización y creación de formatos modernos,
ahorrar espacio de forma grandiosa, ahorrar costes de personal necesarios para
otras misiones, cumplir la exigida confidencialidad, y conseguir fácil accesibilidad
a toda la información y adaptar dicha información a los usuarios y nunca lo
contrario.
Una vez realizado todo esto, CAPACITA le ofrece diferentes
herramientas homologadas, de las cuales le recomendamos la más idónea para su
caso, a la par que la más asequible.
¿Y el precio? ¿Cuánto me cuesta todo esto?. Solo el
20% de lo que usted está pensando ahora mismo. Arriésguese a comprobarlo.
