La nube y la Gestión Documental

La nube empieza a ocupar espacio en nuestras vidas para que tengamos más espacio en nuestros ordenadores, servidores y archivadores..

Los sistemas de Gestión Documental también se están adaptando a ser usados en la nube, y más específicamente los sistemas de gestión de facturas certificadas por la AEAT basados en tecnología Cloud Computing, agilizando así las tareas administrativas.

Estos sistemas permiten digitalizar las facturas recibidas o generar las propias facturas de venta en formato pdf, certificadas y listas para su envío, todo a través de la web, sin necesidad de comprar ni instalar ningún tipo de programa de forma local. El sistema le proporciona espacio de almacenamiento necesario, copias de seguridad y mantenimiento. En cualquier momento y desde cualquier lugar podrá digitalizar o consultar sus facturas.

Al tratarse de un servicio el cliente pagará únicamente por aquello que utilice ( modalidad de pago por uso). No es necesario realizar ninguna inversión inicial por la compra de licencias o incurrir en costes de mantenimiento, configuración o personalización. Normalmente admiten cualquier certificado digital reconocido

Con ello, no es necesario instalar ningún programa en el ordenador, tan solo hace falta una conexión a Internet, un escáner y un certificado digital que acredite su identidad o la de su empresa.

Las plataformas online de digitalización certificada, custodia y gestión protegida de facturas son una muy económica y absolutamente segura y confiable solución para Gestión Documental de su empresa.

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El Enclave Laboral como solución a la Gestión Documental

Ya hemos visto que a muchas empresas, bufetes, oficinas y/o particulares les resulta muy interesante poner en marcha un Sistema de Gestión Documental en sus instalaciones, pero que retrasan esta decisión por no querer que esto interfiera en la marcha normal de la actividad, ni pueden destinarle el tiempo y personal necesario.

Para solventar estos inconvenientes, una figura muy interesante es el Enclave Laboral. Mediante el Enclave Laboral se podrá desarrollar todo el proceso de Gestión Documental, Digitalización y organización de archivo.

Se entiende por Enclave Laboral el contrato entre una empresa del mercado ordinario de trabajo, llamada empresa colaboradora, y un Centro Especial de Empleo (CEE) para la realización de obras o servicios que guarden relación directa con la actividad principal de aquélla y para cuya realización un grupo de trabajadores con discapacidad del Centro Especial de Empleo se desplaza temporalmente al centro de trabajo de la empresa colaboradora.

El Enclave laboral es una figura reconocida legalmente y se encuadra dentro de las Medidas Alternativas al cumplimiento de la reserva de trabajadores con discapacidad (R.D. 364/05).

Los equipos de trabajo mantendrán una relación jerárquica con un encargado de producción del CEE. Tanto los trabajadores como el encargado de producción serán personal del CEE. La selección y formación de todo el personal corre a cargo del Centro Especial de Empleo, una vez seleccionado y formado, la empresa dará el visto bueno a todos los trabajadores que conforman el enclave. Aun así, cualquier trabajador podrá ser sustituido en cualquier momento que sea necesario.

Todo el coste de personal recae sobre el Centro Especial de Empleo, que gracias a las subvenciones oficiales que recibe puede realizar a la empresa contratante una oferta económica muy atractiva, rentable y barata.

CAPACITA está desarrollando con mucho éxito la figura del Enclave Laboral para implantar Sistemas de Gestión Documental y Digitalizar la documentación tanto histórica como la del día a día.

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