ACENS apuesta por CAPACITA

ACENS ha elegido a CAPACITA para la realización del Servicio de Digitalización Certificada de sus facturas.

La nube y la Gestión Documental

La nube empieza a ocupar espacio en nuestras vidas para que tengamos más espacio en nuestros ordenadores, servidores y archivadores..

Los sistemas de Gestión Documental también se están adaptando a ser usados en la nube, y más específicamente los sistemas de gestión de facturas certificadas por la AEAT basados en tecnología Cloud Computing, agilizando así las tareas administrativas.

Estos sistemas permiten digitalizar las facturas recibidas o generar las propias facturas de venta en formato pdf, certificadas y listas para su envío, todo a través de la web, sin necesidad de comprar ni instalar ningún tipo de programa de forma local. El sistema le proporciona espacio de almacenamiento necesario, copias de seguridad y mantenimiento. En cualquier momento y desde cualquier lugar podrá digitalizar o consultar sus facturas.

Al tratarse de un servicio el cliente pagará únicamente por aquello que utilice ( modalidad de pago por uso). No es necesario realizar ninguna inversión inicial por la compra de licencias o incurrir en costes de mantenimiento, configuración o personalización. Normalmente admiten cualquier certificado digital reconocido

Con ello, no es necesario instalar ningún programa en el ordenador, tan solo hace falta una conexión a Internet, un escáner y un certificado digital que acredite su identidad o la de su empresa.

Las plataformas online de digitalización certificada, custodia y gestión protegida de facturas son una muy económica y absolutamente segura y confiable solución para Gestión Documental de su empresa.

Más información y asesoramiento en www.capacitaservicios.org

El Enclave Laboral como solución a la Gestión Documental

Ya hemos visto que a muchas empresas, bufetes, oficinas y/o particulares les resulta muy interesante poner en marcha un Sistema de Gestión Documental en sus instalaciones, pero que retrasan esta decisión por no querer que esto interfiera en la marcha normal de la actividad, ni pueden destinarle el tiempo y personal necesario.

Para solventar estos inconvenientes, una figura muy interesante es el Enclave Laboral. Mediante el Enclave Laboral se podrá desarrollar todo el proceso de Gestión Documental, Digitalización y organización de archivo.

Se entiende por Enclave Laboral el contrato entre una empresa del mercado ordinario de trabajo, llamada empresa colaboradora, y un Centro Especial de Empleo (CEE) para la realización de obras o servicios que guarden relación directa con la actividad principal de aquélla y para cuya realización un grupo de trabajadores con discapacidad del Centro Especial de Empleo se desplaza temporalmente al centro de trabajo de la empresa colaboradora.

El Enclave laboral es una figura reconocida legalmente y se encuadra dentro de las Medidas Alternativas al cumplimiento de la reserva de trabajadores con discapacidad (R.D. 364/05).

Los equipos de trabajo mantendrán una relación jerárquica con un encargado de producción del CEE. Tanto los trabajadores como el encargado de producción serán personal del CEE. La selección y formación de todo el personal corre a cargo del Centro Especial de Empleo, una vez seleccionado y formado, la empresa dará el visto bueno a todos los trabajadores que conforman el enclave. Aun así, cualquier trabajador podrá ser sustituido en cualquier momento que sea necesario.

Todo el coste de personal recae sobre el Centro Especial de Empleo, que gracias a las subvenciones oficiales que recibe puede realizar a la empresa contratante una oferta económica muy atractiva, rentable y barata.

CAPACITA está desarrollando con mucho éxito la figura del Enclave Laboral para implantar Sistemas de Gestión Documental y Digitalizar la documentación tanto histórica como la del día a día.

Para más información: www.capacitaservicios.org  

Despachos de Abogados y Gestión Documental

Una de las profesiones que maneja más papel son los abogados.

Cuanto mayor es su actividad, mayor es el número de expedientes, legajos, folios, carpetas que se van acumulando, no todos son de su propiedad, sino del cliente, del juzgado, de un colega… Cada vez más documentos, con diversas procedencias y múltiples formatos y soportes.

Todos estos documentos son información importante para su labor y el acceso a esta, puede resultar vital para el éxito de las acciones acometidas. La rapidez, la eficiencia y la eficacia en el acceso a la información ahorran mucho tiempo y dinero.

Se hace necesaria pues, una adecuada organización de todo el volumen de folios, archivos, notas, doc., etc. y por supuesto con un coste mínimo. Y ya de paso, deberíamos buscar su seguridad y protección de datos. Y por si fuera poco, todo ello debe realizarse sin interrumpir la labor principal del abogado y del Despacho, y sin que sea necesaria una formación específica para ello por parte de los letrados ni del resto de personal que trabaja a sus órdenes.

  La Gestión Documental debe de ser uno de los principales objetivos de un Despacho de Abogados.

En primer lugar, se deberá contactar con una empresa especializada en Gestión Documental y, si es posible, con experiencia en la implantación de proyectos en Despachos de Abogados.

Conjuntamente con los técnicos de la empresa contactada, se realizará un estudio de necesidades y de procesos de funcionamiento. Se establecerá un cronograma de actuaciones y se designarán las personas que van a vincularse a su desarrollo. Fijaremos funcionalidades, seguridad, accesos, flujos de información con socios, clientes, etc. Todo ello se realizará respetando y tomando como base de actuación el software de gestión que ya utiliza el Despacho y asociándole un aplicativo de digitalización homologado. Por último, se comunicará a todo el equipo las acciones a emprender y las ventajas que producirá todo ello.

Si se realiza adecuadamente, el tiempo invertido será retornado multiplicado por varios dígitos, se optimizará los flujos internos de comunicación y mejorará exponencialmente la prestación de servicios a los clientes. Y todo ello, con una inversión de cero euros y un coste asombrosamente bajo.

La clave está en elegir una empresa de Gestión Documental con experiencia en desarrollo de proyectos para Despachos de Abogados.

CAPACITA puede aportar dicha experiencia. www.capacitaservicios.org

COMO ELIMINAR PAPEL Y NO MORIR EN EL INTENTO

Cuando alguien – sea un particular o una empresa – se plantea eliminar papel y digitalizar sus documentos, lo normal es que le surja la duda de cómo hacerlo.

Aquí van una serie de consejos que pueden servir de ayuda:

Antes que nada, hay que delimitar y definir que documentos se quieren digitalizar, y de estos, cuales se quieren guardar y cuales destruir. Esto nos dará una idea del volumen -del tamaño - de lo que queremos hacer. Tambien conocer el estado de estos documentos, como están guardados, si están deteriorados o no, si necesitan mucha preparación para su digitalización, etc. Aunque, en todo esto nos servirá el consejo de los profesionales en la materia (más tarde hablo de ello).

Asimismo, debemos pensar las circunstacias habiuales que se están dando cuando queremos recuperar un documento en papel. Si la necesidad de recuerpar los documentos es baja, el coste disminuirá. Pero si, recuperarlo rapidamente, nos ahorra el tiempo de buscarlo, volverlo a elaborar y revisar, la inversión está justificada. Es bueno que no solo pensemos en los documentos, si no tambien en la información y datos que contienen los mismos, y la importancia de estos para nosotros, y por tanto, la necesidad de poder acceder rapida y eficazmente.

Si lo que se pretende es poner en marcha un sistema de gestión documental, es aconsejable empezar por el “historico”, por varias razones. En primer lugar no interrumpe, ni modifica, ni altera ninguna de las labores habituales de nuestro trabajo, y a la vez, nos sirve para ir viendo lo bueno que va a ser tener todo digitalizado. Además, de principio, nos va a ahorrar rapidamente espacio y tiempo, que se traduce en dinero.

Es aconsejable acudir siempre a una empresa especializada con un software garantizado. Si se intenta hacer con medios propios, cosa demasiado habitual, se realizar de una forma “poco profesional” que nos impedirá obtener los beneficios reales de la digitalización, nos hará desistir rapidamente y olvidarnos de este objetivo para mucho tiempo. Si intentamos hacerlo sin acudir a una empresa de digitalización, los costes y el tiempo se dispararán.

Es bueno dejarse aconsejar por la empresa que se elija. Lo normal es que escuchen cuales son las espectativas que se tienen, cuales las necesidades y cuales las circunstancias del quehacer diario, y den una respuesta “a medida” de los que se necesite, en la cual, por poner un ejemplo, se combine la utilización de escáneres de alta produción para el historico, con un escaner de sobremesa para el diario, o incluso nos aconsejen que aprovechemos la multifunción que ya tenemos. No hay que asustarse por la inversión en hardware, lo normal es que la empresa de digitalización aporte su maquinaria para el histórico.

Una vez elegida la empresa, esta realizará un estudio pormenorizado de cómo es nuestro historico, que manipulado requiere, que formato de digitalización y que estructura documentaly sistema de busqueda nos será la más util, como enlazar todo ello con nuestro programa de gestión, o de contabilidad, o simplemente en que repositorio nos será más facil tener nuestro documentos digitalizados.

Por ultimo, no tener miedo a la digitalización. Es habitual que se piense que poner en marcha un proyecto de estas caracteristicas va a interactuar en nuestro funcionamiento diario, interrumpiéndolo y además tendrá un coste elevado. No es así, la unicas diferencia que podremos observar es que tenemos más espacio, todo está más organizado, cada vez vemos menos papel y, si hemos decidido que todo ello se realice en nuestras instalaciones, veremos un profesional externo que exclusivamente se dedica a ello. En el caso de que elijamos a CAPACITA para ello, este profesional tendrá algun tipo de discapacidad.

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LISMI Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Ya hemos dicho aquí que para demasiadas empresas la implantación de un sistema de Gestión Documental o simplemente la Digitalización de sus documentos es una asignatura de las que se dejan “para Septiembre”, pero esta no es la única.

Otra es el cumplimiento de la LISMI y más específicamente del Real Decreto 364/05 que obliga a las empresas de más de 50 trabajadores a incorporar al menos a un 2% de trabajadores con discapacidad, o cubrir esta exigencia con las llamadas Medidas Alternativas: contratación de bienes o servicios a un Centro Especial de Empleo.

Afortunadamente la nueva (ya no tan nueva) Ley de Contratos Públicos ha dado un impulso importante a este Real Decreto, ya que contempla la exigencia de que las empresas que se presenten a Concursos de Productos y/o Servicios tengan que justificar que cumplen con la Ley.

Asimismo, los Directores de RR.HH. de las grandes empresas llevan ya mucho tiempo desarrollando dentro de sus actuaciones el cumplimiento de una serie de preceptos libremente elegidos y encuadrados en los que se ha dado en llamar Responsabilidad Social Empresarial o Responsabilidad Social Corporativa, fijándose valores sociales en cada una de sus actuaciones y en la marcha de la empresa en general.

Y aquí surge la oportunidad:

La implantación de un Sistema de Gestión Documental, de un Sistema de Digitalización de Documentos o de un Sistema de Digitalización Certificada puede realizarse mediante la contratación de un Centro Especial de Empleo, cumpliendo así las Medidas Alternativas a las que obliga la Ley, y a la par es una acción que se encuadra dentro de los objetivos de la Responsabilidad Social Empresarial, tanto por sus aspectos sociales, como por la sostenibilidad que se deriva de su realización.

El Centro Especial de Empleo CAPACITA ofrece una solución perfecta y a medida para ello.
capacitaservicios.org

RESUMEN DE LA ENTREVISTA PARA LA REVISTA “GESTIÓN DOCUMENTAL”

Realizada a Pedro Sanz, de Capacita Servicios.

Capacita es una empresa social creada para integrar gestión económica y desarrollo humano. Ofrecemos soluciones para el cumplimiento de la LISMI (RD.364/2005) que obliga a las empresas de más de 50 trabajadores a tener un 2% de los mismos con algún tipo de discapacidad o aplicar medidas alternativas. Desde Capacita facilitamos los trámites y la toma de decisiones necesarias para ello. Somos un nuevo concepto de Centro Especial de Empleo.

¿De qué servicios se benefician las organizaciones gracias a Capacita?

Capacita ofrece un valor añadido comparativamente a cualquier otra empresa de gestión documental: su aspecto social, dando así respuesta a objetivos de Responsabilidad Social Empresarial y a requisitos para poder concursar según marca la Ley de Contratación del Sector Público.

¿Qué ventajas ofrecen en materia de gestión documental y digitalización certificada?

Ofrecemos el asesoramiento, acompañamiento y la solución personalizada a cada uno de nuestros clientes, dimensionando la misma de acuerdo a las necesidades, expectativas, posibilidades y tiempos que el mismo cliente marque. Al ser Centro Especial de Empleo, nuestros costes son menores y eso repercute directa y positivamente en el cliente final.

 AQUI LA ENTREVISTA COMPLETA

Dime cuanto, cuanto, cuanto….

Es lógico que a la hora de implantar una solución de Gestión Documental o simplemente cuando se quiera digitalizar documentos, se piense en el coste de esta operación.

No es cierto que sea caro, ni siquiera que cueste mucho. Es una inversión minima, la cual es rentabilizada rápidamente siempre y cuando… Siempre y cuando elijamos la solución adecuada a las características de nuestra empresa y de los objetivos que nos planteemos al implantarla.

Hay que dedicarle un tiempo a elegir la mejor solución, como hacerlo y cuando. Si no lo realizamos así, seguiremos teniendo todo el papel que queríamos dejar de ver, y además, una aplicación que no usamos, y que por lo tanto, nos haya costado lo que nos haya costado, nos parecerá carísima.

Desde CAPACITA lo primero que hacemos con un cliente que nos demanda un presupuesto es el estudio de las tareas y procesos que realizan diariamente y que supongan la relación (directa o indirecta) con información documental, esto es: todas las tareas. Estudiamos conjuntamente el flujo de documentos, sus consultas, sus modificaciones, como son guardados… en fín, toda la vida de la factura, del albarán, del libro, etc.

Ya simplemente con esta observación y este estudio, logramos reducir papel y tiempo, y por tanto los costes de la empresa. Todo ello, sin haber comenzado aún con la implantación de la solución elegida.

Con la Gestión Documental y la Digitalización de Documentos podríamos utilizar el eslogan de una ong amiga: “lo que das siempre vuelve”. El dinero y algo que tiene el mismo valor: el tiempo.

Hay que dar respuesta segura a estas dos cuestiones, que son las principlaes que se plantea alguien dispuesto a transformar su oficina en una oficina digitalizada: ¿Cuánto me va a costar? ¿Cuánto vamos a tardar?.

Ya hemos respondido a la primera pregunta, pero abundamos más: la inversión en una solución tecnológica, en un sistema certificado o no, esto es, la inversión en el software es mucho menos de lo que cualquiera se pueda imaginar, y si esta está bien elegida es una muy buena inversión que dia a dia se rentabiliza, tanto en horas, en espacio, en rapidez, en personal... Por lo tanto, la respuesta es: “Menos de lo que te imaginas”

Sobre ¿Cuánto vamos a tardar?. Depende de la prisa que tengamos, de cómo queramos hacerlo y del histórico acumulado, de si queremos hacerlo “in company” o se prefiere que sea fuera de las instalaciones de la empresa, pero también podemos contestar “Menos de lo que te imaginas”. Y una vez puesto el histórico al día, lo demás es coser y cantar.

Coser y cantar con CAPACITA. www.capacitaservicios.org

Hoy por hoy cualquier empresa se plantea como objetivo digitalizar sus documentos, eliminar papel y que todo ello le suponga una mejora en la gestión y un paso para su modernización.

Pero no es un objetivo prioritario. Aunque creen que es muy importante, no lo ponen en la cabecera de sus temas pendientes.

Es el “patito feo” de los objetivos. ¿Por qué? – que diría Mourinho. Por varias causas: desconocimiento de cómo hacerlo, del coste económico y humano que supone y de las consecuencias del mismo.

Es equiparable el deseo que existe por eliminar papel y los tramites recurrentes que su existencia implica, con el miedo a la destrucción, a la desaparición de dicho papel.

Por eso, cuando visitamos a un cliente y amigo, y le proponemos la posibilidad de implantar un sistema de Gestión Documental o simplemente digitalizar sus documentos, saltan de alegría, nos abrazan y lloran diciéndonos que esperaban ese momento hace mucho tiempo. Quieren que desaparezca todo el papel posible. Quieren ahorrar tiempo buscando un documento. Necesitan liberar espacio físico y agilizar los procesos.

Recobrada la calma, siempre nos dirigen las misma preguntas: “¿me va a costar mucho?, ¿es difícil de usar?, ¿tengo que dedicarle mucha gente?, ¿podemos empezar por esa habitación/despacho/sala/nave que tengo lleno de documentos antiguos?”. A lo que les contestamos que si, que vamos a empezar por el “histórico” (lease habitación/despacho/nave) y que le va a costar menos de lo que cree, que es facilismo de realizar y usar, que no tiene que dedicar a nadie – se lo ponemos nosotros – y que nos invite a un café para celebrarlo.

Antes de irnos a tomar café, nos realizan la ultima pregunta: “pero no hace falta destruirlos ¿no?, puedo guardarlos durante un tiempo y más adelante…”. Si, hombre, si, no te preocupes...
A todas estas dudas y a todas las que vayan surgiendo, queremos dar respuesta desde este Blog de CAPACITA.

Poco a poco, despacito y bien, quitando miedos, dando ideas y abriendo puertas.

http://capacitaservicios.org/