Cuando alguien – sea un particular o una empresa – se plantea eliminar papel y digitalizar sus documentos, lo normal es que le surja la duda de cómo hacerlo.
Aquí van una serie de consejos que pueden servir de ayuda:
Antes que nada, hay que delimitar y definir que documentos se quieren digitalizar, y de estos, cuales se quieren guardar y cuales destruir. Esto nos dará una idea del volumen -del tamaño - de lo que queremos hacer. Tambien conocer el estado de estos documentos, como están guardados, si están deteriorados o no, si necesitan mucha preparación para su digitalización, etc. Aunque, en todo esto nos servirá el consejo de los profesionales en la materia (más tarde hablo de ello).
Asimismo, debemos pensar las circunstacias habiuales que se están dando cuando queremos recuperar un documento en papel. Si la necesidad de recuerpar los documentos es baja, el coste disminuirá. Pero si, recuperarlo rapidamente, nos ahorra el tiempo de buscarlo, volverlo a elaborar y revisar, la inversión está justificada. Es bueno que no solo pensemos en los documentos, si no tambien en la información y datos que contienen los mismos, y la importancia de estos para nosotros, y por tanto, la necesidad de poder acceder rapida y eficazmente.
Si lo que se pretende es poner en marcha un sistema de gestión documental, es aconsejable empezar por el “historico”, por varias razones. En primer lugar no interrumpe, ni modifica, ni altera ninguna de las labores habituales de nuestro trabajo, y a la vez, nos sirve para ir viendo lo bueno que va a ser tener todo digitalizado. Además, de principio, nos va a ahorrar rapidamente espacio y tiempo, que se traduce en dinero.
Es aconsejable acudir siempre a una empresa especializada con un software garantizado. Si se intenta hacer con medios propios, cosa demasiado habitual, se realizar de una forma “poco profesional” que nos impedirá obtener los beneficios reales de la digitalización, nos hará desistir rapidamente y olvidarnos de este objetivo para mucho tiempo. Si intentamos hacerlo sin acudir a una empresa de digitalización, los costes y el tiempo se dispararán.
Es bueno dejarse aconsejar por la empresa que se elija. Lo normal es que escuchen cuales son las espectativas que se tienen, cuales las necesidades y cuales las circunstancias del quehacer diario, y den una respuesta “a medida” de los que se necesite, en la cual, por poner un ejemplo, se combine la utilización de escáneres de alta produción para el historico, con un escaner de sobremesa para el diario, o incluso nos aconsejen que aprovechemos la multifunción que ya tenemos. No hay que asustarse por la inversión en hardware, lo normal es que la empresa de digitalización aporte su maquinaria para el histórico.
Una vez elegida la empresa, esta realizará un estudio pormenorizado de cómo es nuestro historico, que manipulado requiere, que formato de digitalización y que estructura documentaly sistema de busqueda nos será la más util, como enlazar todo ello con nuestro programa de gestión, o de contabilidad, o simplemente en que repositorio nos será más facil tener nuestro documentos digitalizados.
Por ultimo, no tener miedo a la digitalización. Es habitual que se piense que poner en marcha un proyecto de estas caracteristicas va a interactuar en nuestro funcionamiento diario, interrumpiéndolo y además tendrá un coste elevado. No es así, la unicas diferencia que podremos observar es que tenemos más espacio, todo está más organizado, cada vez vemos menos papel y, si hemos decidido que todo ello se realice en nuestras instalaciones, veremos un profesional externo que exclusivamente se dedica a ello. En el caso de que elijamos a CAPACITA para ello, este profesional tendrá algun tipo de discapacidad.
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