Dentro del amplio abanico de
posibilidades con las que nos encontramos a la hora de desarrollar un proyecto
de Gestión Documental, queremos traer dos ejemplos de modelos diferentes en
cuanto a su concepción y a su implementación.
La Asociación Española de Asesores
Fiscales (AEDAF), fundada en 1967, reúne a los titulados universitarios
especializados en materia fiscal que se dedican, de forma principal y
preferente al asesoramiento tributario, bien sea por cuenta propia o ajena,
fomentando una cultura asociativa. La AEDAF nos plantea la posibilidad de
digitalizar el histórico de sus expedientes, su exportación en un formato
digital para la posterior consulta administrativa y la destrucción certificada
de los documentos en papel. Coincidimos con AEDAF en realizar todo el proceso
fuera de sus instalaciones. Por ello, trasladamos las carpetas con los
expedientes, realizamos la necesaria manipulación y preparación de los
documentos, para posteriormente digitalizar mediante escáneres de alto rendimiento.
Estamos hablando en este caso de una digitalización no certificada, lo que
supone un coste aún más ínfimo del que ya supone la certificada. Una vez
finalizado el proceso, entregamos el soporte digital y el certificado de
destrucción a los responsables de AEDAF. Todo este procedimiento ha supuesto
que no se generara ningun tipo de alteración en el funcionamiento de la AEDAF,
y solo han percibido el cambio al poder hacer uso de todo el espacio ocupado
por el histórico, y al poder acceder de una forma inteligente, cómoda, rápida y
económica a cualquier expediente sea de la fecha que sea, cosa que hasta ahora
suponía un esfuerzo en horas y personal. AEDAF ha cubierto una necesidad, ha
ahorrado costes y ha colaborado activamente con una iniciativa social,
cumpliendo así principios de Responsabilidad Social Empresarial.
ACENS es una empresa proveedora
de soluciones de telecomunicaciones para el mercado empresarial, como son
servicios de hosting, housing y cloud. Podríamos decir que es una de las
empresas más importantes, por no decir la más importante, de hosting en nuestro
país. ACENS eligió a CAPACITA para digitalizar certificadamente todo el
histórico de sus facturas, así como sus facturas actuales. Para ello, CAPACITA
después de realizar un análisis de las necesidades de ACENS ha implementado una
solución integral basada en el software ATRIL. De mutuo acuerdo con ACENS,
decidimos realizar la digitalización en las instalaciones de ACENS en
Alcobendas por un trabajador con discapacidad de CAPACITA. Los documentos se
preparan, manipulan y, una vez digitalizados, pasan a estar a disposición del
ERP de ACENS, pudiéndose consultar, utilizar o enviar desde los diferentes
departamentos de gestión de la empresa. Actualmente seguimos desarrollando este
proyecto que aúna ineludiblemente una experiencia de integración social de
trabajadores con discapacidad en un entorno ordinario, asimismo cumple con las
Medidas Alternativas que se contemplan en el RD 364/2005.
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